¿Por qué Contabilidad al día?

En mi último encuentro con contadores en una conferencia que dicte sobre la reforma tributaria, en un momento les pregunte a los asistentes ¿cuántos de ustedes tienen la Contabilidad al día de sus clientes? Era una pregunta cerrada, no aceptaba respuestas a medias. Por cierto yo tenía un juicio respecto a la respuesta que recibiría, sé que no es bueno hacer juicios previos, pero tenía fundamentos para sustentar mi juicio. Conozco muy bien y por años el quehacer de los profesionales que prestan servicios contables a las empresas PYMES. Creo conocer el ADN de los contadores… Aún así la respuesta me sorprendió: la mayoría no respondió directamente, casi todos sonrieron con cierto sarcasmo, como diciendo “no haga preguntas cuya respuesta todos saben”, es decir, en el fondo casi todos reconocían que la contabilidad NUNCA ha estado al día, y que cualquier informe que emane de la contabilidad estaba “desfasado” en el tiempo, era solo historia, es decir la información que proveen actualmente los sistemas contables NUNCA es oportuna.

Si usted piensa que esta aseveración no es correcta, es una de las pocas excepciones que tiene privilegio de tener sus cuentas contables claras y al día, pero le aseguro que si usted pide cualquier informe contable, recibirá como respuesta, algo así como: …Y para cuando lo quiere jefe?

Pero cabe preguntarse ¿por qué los contadores que prestan servicios no tienen la contabilidad al día de sus clientes? Les aseguro que no es por flojera o porque no quieran hacerlo, la respuesta es que no podían hacerlo, existía un problema logístico, ya que no podían registrar y contabilizar las operaciones de las empresas en sus sistemas contables al momento que estas se generaban. Así la mayoría, a fin de mes, hacía un recorrido para retirar las facturas de sus clientes, no existía tecnología que permitiera a la empresa enviar en línea e inmediatamente los documentos para su contabilizacion en el sistema de la oficina contable. No existía una solución tecnológica, económica, eficiente y confiable y digo NO existía, porque la buena noticia es que esa innovación tecnológica ya existe y está disponible para todas las oficinas contables y contadores independientes, curiosamente este nuevo concepto tecnológico se llama “Contabilidad al día”.

Pero después de recibir la respuesta de los asistentes, reflexionaba respecto de las nuevas exigencias que trae asociada la Reforma Tributaria, independiente del tipo de contribuyente o sistema de tributación que opten sus dueños, pensaba en cómo van a enfrentar este tremendo desafío aquellas empresas que ni siquiera tienen la contabilidad al día, y esta reflexión espero no sea para reírse. Con la Reforma la tributación de los dueños de las empresas se determinará fundamentalmente en base a los registros contables de la empresa, la contabilidad no será accesoria al pago y cálculo de los impuestos como la ha sido hasta hoy. En efecto, la contabilidad será la principal herramienta para construir los registros tributarios, y cuando decimos contabilidad, nos referimos a la “Contabilidad al Día”.

Esta reflexión y la importancia de la contabilidad la podemos observar de mejor modo en un contribuyente que se acoja al régimen 14Ter, quien estará obligado a llevar un registro oportuno y diario de sus compras, ventas y los respectivos pagos asociados a estas operaciones. Por lo tanto, a partir de la contabilización de estos registros resultara lógico conformar o construir los Libros de Caja y Libros de Compra y Ventas, exigencia tributaria para este tipo de contribuyentes, es decir, el registro oportuno de esas operaciones en la contabilidad les permitirá construir los libros auxiliares de la contabilidad exigidos para este régimen.

Artículo de Opinión

Aquí también podemos apreciar que a pesar de lo que declara la autoridad fiscal, diciendo que para este tipo de contribuyentes, no será necesario llevar la contabilidad, en la práctica aquélla igual estará presente.

También podemos concluir, que para este tipo de contribuyentes, principalmente micro, pequeños y medianos, resultara lo más lógico y eficiente cumplir todas sus obligaciones tributarias teniendo como base su “Contabilidad al Día”. Así se cumplirían ambos propósitos en su empresa: uno, llevar la contabilidad al día con la finalidad de gestionar su negocio y, como segundo propósito, desde el mismo sistema contable estaría cumpliendo todas sus obligaciones tributarias como contribuyente del 14Ter. Vale decir, en adelante los sistemas contables serán financieros y tributarios a la vez, con la contabilizacion de sus operaciones corrientes serán capaces de generar ambas necesidades, la financiera y la tributaria.

Pensar en buscar una solución alternativa o aplicación de software que construya exclusivamente los libros exigidos para el régimen 14 TER será una solución poco eficiente y más costosa, las operaciones de este tipo de contribuyentes, es decir, compras, ventas y sus pagos son las mismas que se necesitan registrar para construir la contabilidad, y ésta como sistema siempre será mucho más eficiente, integral y más dinámico que cualquier otra aplicación de software específico diseñado aislado de la contabilidad, todo ello sin considerar que de esta manera evita la doble digitación de los registros cuando requiera la contabilidad.

Como podemos apreciar, con la Reforma Tributaria los procesos para determinar el pago de los impuestos a la renta de los socios y dueños de las empresas será bien distinto a como se procesa y trabaja para determinar actualmente el impuesto de los dueños de empresas. En la actualidad, primero se terminaba el año en diciembre y, a partir de ese hito, se realizaba el cierre del ejercicio comercial en la contabilidad. Esto se hacía por febrero y marzo del año siguiente al del cierre y después en esos meses se veía y procesaba la información con los sistemas de FUT, declaraciones juradas y, finalmente, la declaración de impuesto a la renta donde terminaba el ciclo. Así eran dos procesos distintos realizados en tiempos distintos: uno centrado en la contabilidad anual y, luego, se hacía el trabajo de los procesos tributarios, principalmente en marzo: FUT, Declaraciones Juradas y, finalmente Renta.

Con esta Reforma Tributaria, la contabilidad y la tributación de los dueños de las empresas van de la mano. Antes se fiscalizaba las utilidades pendientes de tributación y sus créditos asociados, es decir, el sistema FUT era el principal foco de fiscalización. El foco ahora será el capital propio tributario, esto es el patrimonio de los dueños. Hay que recordar que el FUT es parte del patrimonio.

Todo esto eso cambia la forma de cómo se deben manejar y controlar las cuentas patrimoniales de los dueños de las empresas, de cómo se debe controlar las cuentas corrientes de los socios en la contabilidad. En ello, sin duda, reviste principal importancia una contabilidad más robusta, más integral e integrada con la tributación, esa es la razón que da origen a nuestra nueva e innovadora línea de servicios, la nueva línea de servicios TA – Tax & accounting- donde se integra en forma natural la materia financiera con la tributaria.

Artículo de Opinión

Bienvenidos los nuevos tiempos, nuevos desafíos, nuevas ofertas, bienvenida la contabilidad y bienvenidos los nuevos contadores, seguramente su actual sistema de contabilidad no será suficiente para abordar tan complejo desafío, seguramente requerirá más de un sistema contable: un sistema para los contribuyentes del 14 TER, otro sistema para contribuyentes del 14 A, y claro, otro sistema para los contribuyentes del 14 B.

Le parece mucho, bueno yo coincido con usted, este será parte del costo de lo complejo que resultara implementar esta reforma, la buena noticia es que ya tenemos las soluciones. Sino esto habría sido un verdadero caos.

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